5 claves que te ayudarán a optimizar las reuniones de trabajo

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¿Cuántas veces has quedado atorada en una junta?, probablemente esto te ha ocurrido en repetidas ocasiones, pero no te preocupes, existen distintas claves que te ayudarán a optimizar las reuniones de trabajo y a fomentar así la productividad dentro de tu empresa y en Victoria147 tenemos los consejos que te ayudarán a lograrlo.

 

¿Cuánto tiempo nos toman las reuniones de trabajo?

 

De acuerdo con un artículo publicado en Forbes México, en promedio, la semana laboral tiene una duración de 47 horas, sin embargo, se estima que los ejecutivos promedio gastan alrededor de 23 horas a la semana en reuniones, lo cual significa que pasan la mitad de su tiempo en reuniones de trabajo, hecho que disminuye la productividad de los empleados.

 

En este mismo sentido, datos emitidos por WorkMeter señalan que del tiempo que nos mantenemos laboralmente activos (siete horas y 12 minutos) dedicamos el 24% del mismo a realizar llamadas telefónicas, cumplir con tareas administrativas y asistir a reuniones de trabajo.

 

Ambos casos, exponen una inversión innecesaria en las juntas de trabajo, pero esto no lo es todo, ya que el “Estudio anual sobre gestión del tiempo en el trabajo” de WorkMeter, destaca que del tiempo dedicado a las reuniones, el 61% se relaciona con juntas programadas, y el 39% con imprevistas. Las primeras suelen tener una duración de 23 minutos, mientras que la segundas, de 18, lo cual significa que cuando son programadas se vuelven más largas, pero ¿por qué sucede esto?

 

El principal motivo se debe a una mala organización, por eso, en Victoria147 queremos ayudarte a optimizar las reuniones de trabajo para mejorar la productividad de los trabajadores y para ello tenemos los consejos que te ayudarán a lograrlo.

 

5 claves que te ayudarán a optimizar las reuniones de trabajo

 

De acuerdo con Daniela de la Vega, project manager de Talento Humano y quien ha colaborado con Victoria147 en repetidas ocasiones, existen 5 sencillos pasos que te pueden ayudar a optimizar las reuniones de trabajo.

 

Distingue las necesidades

 

El primer paso para optimizar las reuniones de trabajo corresponde a los líderes de las organizaciones, quienes se deben preguntar si las reuniones son o no necesarias y si los asuntos a tratar se pueden resolver por medio de un mail, una llamada, o un mensaje en WhatsApp. No debemos perder de vista que existen diversas herramientas digitales que nos pueden agilizar estas tareas.

 

Identifica a los colaboradores involucrados

 

Luego de definir si es necesario programar una junta, debes identificar quiénes son exactamente los colaboradores que estarán implicados en ella, ya que otro error es involucrar a todos. La mayoría de las veces solo es necesario contar con un miembro de cada equipo que conforma la organización.

 

Diseña los objetivos de la reunión de trabajo

 

Es fundamental que conozcas y definas los puntos que se van a tratar en la reunión, para fijar el tiempo preciso que se le destinará a cada aspecto. Así, desde el inicio, las personas involucradas conocerán los lapsos que tomará hablar sobre cada variante y se podrán optimizar las reuniones de trabajo

 

Asigna un moderador 

 

Este es otro punto que muchas veces pasamos por alto. Sin embargo, es indispensable asignar a una persona que funja como moderador, para que nos ayude a cumplir con los tiempos y los objetivos de la reunión de trabajo. Por otro lado, también será necesario consignar a una persona para que lleve la minuta y al final se tengan planes de acción y responsables.

 

Tipos de reuniones de trabajo que debes conocer

 

Stand Up Meeting

 

El Stand Up Meeting es una especie de check-in, en donde solo se pueden reunir como máximo 10 participantes, los cuales pueden permanecer de pie o sentados, ya que la duración de la junta no debe superar los 15 minutos. En ella, cada colaborador debe compartir los objetivos logrados y las actividades a desarrollar. Las intervenciones únicamente deben durar de uno o dos minutos.

 

El Stand Up Meeting se caracteriza por darle visibilidad a todo el equipo sobre lo que cada colaborador está haciendo, los objetivos cumplidos, las metas fijadas y las expectativas a cumplir.

 

All Hands

 

En esta reunión se incluye a toda la empresa, es decir, a todas las áreas que la conforman, con el fin de que cada una presente el avance de sus objetivos empresariales, su perspectiva sobre la visión de la compañía, las nuevas contrataciones, la captación de nuevos clientes o nuevos proyectos.

 

Esta es una junta 100% informativa, por ello es esencial que participen todas las áreas. Suele durar como máximo una hora, para evitar el desinterés de los empleados. El principal beneficio del All Hands es que la comunicación fluye desde el nivel más alto hasta el más bajo.

 

One on One

 

Como su nombre lo dice, están compuestas por dos personas; el jefe directo y la persona que reporta. El objetivo de esta es la retroalimentación en ambas direcciones, lo cual nos permite conocer la satisfacción de los colaboradores, comprender en donde se encuentran parados y reconocer qué quieren lograr a corto, mediano o largo plazo dentro de la compañía.

 

Es efectiva para detectar áreas de oportunidad, fortalezas y crear planes de acción para el desarrollo continuo de cada uno de los miembros. Lo más recomendable es que no duren más de 30 minutos y se lleven a cabo al menos una vez por semestre.

 

Talleres de Co-creación

 

En este caso se reúne a personas de diferentes áreas de trabajo para tener una visión más amplia, suelen funcionar como sesiones de brainstorming, en donde los colaboradores aterrizan las posibles soluciones a determinados problemas, para llegar a una conclusión final. La idea es que se genere un plan de acción. Su duración no debe rebasar los 60 minutos. ¿Cuál de estas reuniones pondrás en marcha para optimizar las reuniones de trabajo de tu empresa? A través de Victoria147, la academia de negocios para mujeres emprendedoras y empresarias, podrás impulsar tu negocio a través de una asesoría profesional.

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